Tietosuojaseloste asiakasrekisteristä

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
6.6.2023

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Leppävirran seurakunta
Savonkatu 21, 79100 Leppävirta
sähköposti: leppavirran.seurakunta@evl.fi

Yhteyshenkilö:
Tiina Pehkonen, talouspäällikkö
puh. 040 0947599, tiina.pehkonen@evl.fi

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Asiakasrekisterin kautta hallinnoidaan seurakuntien ja muiden toimintayksiköiden tila-, henkilö ja tilaisuusvarauksia, diakoniatyön asiakkuuksia sekä retkien, leirien, rippikoulujen ja eri tapahtumien ilmoittautumisia ja osallistujatietoja. 

Rekisteriin tallennetaan tilaisuuden kannalta tarpeelliset osallistuja- ja laskutustiedot sekä muut toiminnassa tarvittavat asiakastiedot. Lisäksi rekisteriä hyödynnetään seurakuntien toiminnassa ja hallinnossa muodostamalla luottamushenkilöistä, vapaaehtoistyöntekijöistä tai tiettyyn toimintaan osallistujista luetteloita yhteydenpitoa varten.

3. Minkä takia seurakuntayhtymä saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679)

• 6 artikla 1a: rekisterin suostumus
• 6 artikla 1c: lakisääteinen velvoitteen noudattaminen
• 6 artikla 1f: rekisterinpitäjän oikeutettu etu
• 9 artikla 2d: käsittely suoritetaan poliittisen, filosofisen, uskonnollisen tai ammattiliittotoimintaa liittyvän säätiön, yhdistyksen tai muun voittoa tavoittelemattoman yhteisön laillisen toiminnan yhteydessä.

Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (1054/1993) 16. luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).

4. Minkälaisia henkilötietoja seurakunta käsittelee?

• nimet, henkilötunnus
• yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maa
• alaikäiseltä: em. tiedot huoltajasta ja maksajasta
• seurakunta
• tiedot kirkollisesta toimituksesta tai osallistumisesta tilaisuuteen sekä mahdolliset laskutustiedot  
• leirille tai retkelle osallistuvilta: erityisruokavaliot, toiminnassa huomioitavat terveyteen liittyvät tiedot, lupa käyttää henkilöstä otettuja kuvia seurakunnan tiedotuksessa sekä lähiomaisen nimi ja puhelinnumero
• rippikoululaisista: kastetta, rippikoulua ja konfirmaatiota koskevat tiedot sekä koulu ja luokka
• diakoniatyössä: asiakkaan terveyteen, perhesuhteisiin, elämäntilanteeseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyviä tietoja, tiedot taloudellisesta avustamisesta

5. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Pääsääntöisesti tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen huoltajaltaan tai muulta lähiomaiselta. Tiedot tallennetaan rekisteriin joko seurakuntayhtymän työntekijöiden toimesta tai sähköisen ilmoittautumisen kautta. 

Kirkon jäsenten tietoja saadaan myös valtakunnallisesta jäsentietojärjestelmästä, Kirjurista, henkilötunnuksen perusteella. Nämä tiedot on myös mahdollista kytkeä päivittymään rekisteriin jäsentietojärjestelmästä. Lisäksi Kirjurista on mahdollista hakea Leppävirran seurakunnan rippikouluikäisten ikäluokkien tiedot rippikoulutoimintaa varten.

Kirkollisia toimituksia, rippikoulua, luottamustehtäviä ja myönnettyjä avustuksia koskevia tietoja kertyy järjestelmään seurakuntien omassa toiminnassa.

6. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä niin pitkään kuin henkilöt osallistuvat seurakuntien ja muiden toimintayksiköiden toimintaan tai ovat diakoniatyön asiakkaita. Lainsäädäntöön pohjautuvat, asiakasrekisterin pitäjää velvoittavat säilytysajat huomioidaan tietojen säilytyksessä.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan asiakasrekisteristä säännöllisesti.

7.  Minne tietoja luovutetaan?

Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti Kirkon palvelukeskukselle, jonka kanssa Leppävirran seurakunnalla on taloushallinnon palvelusopimus. Kirkon palvelukeskukselle luovutetaan luotujen laskujen maksajista myyntireskontraa varten tarvittavia asiakastietoja: nimi, henkilötunnus (mikäli käytettävissä), kieli, laskutusosoite ja laskuihin liittyvät muut tiedot.

Lisäksi rippikoulun käyneistä siirretään Kirkon valtakunnalliseen jäsentietojärjestelmään tiedot rippikouluun ilmoittautumisesta, rippikoulun suorittamisesta ja konfirmaatiosta. Näiden tietosiirtojen yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, syntymäaika, etunimet, sukunimi ja sukupuoli.

Diakoniatyön asiakastietoja luovutetaan ainoastaan asiakkaan antaman valtakirjan perusteella.
Muita luovutuksia ei anneta kuin erillisen lain nojalla (esim. lastensuojelulaki).

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Mitä oikeuksia sinulla on?

Tietosuojan toteutumisen kannalta on äärimmäisen tärkeää, että sinulle rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä. 

Sinulla on oikeus:

• pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
• pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
• peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi? 

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla Leppävirran seurakunnassa

Leppävirran seurakunta, Savonkatu 21, 79100 Leppävirta

Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

10. Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
puh. 029 566 6700

Leppävirran seurakunnan tietosuojavastaavan yhteystieto:
tietosuojavastaava.iita@evl.fi