Tietosuojaseloste hautatoimen rekisteristä

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
6.6.2023

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Leppävirran seurakunta
Savonkatu 21
79100 Leppävirta

Yhteyshenkilö.
talouspäällikkö
Tiina Pehkonen
Savonkatu 21
79100 Leppävirta
040 0947599

2.  Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Hautaustoimeen liittyvien asioiden hoito.

3. Minkä takia seurakunta saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Oikeusperusteena ovat kirkkolaki, kirkkojärjestys, hautaustoimilaki ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus. 

4. Minkälaisia henkilötietoja seurakuntayhtymä käsittelee?

Vainajasta tarvittavat tiedot mm.:

• nimet ja henkilötunnus
• kuolinpäivä
• hautausmuoto
• hautapaikan sijainti
• kirjoillaolotieto

Asiakkaan tiedot:

• nimet ja henkilötunnus
• osoite
• puhelinnumero
• (sähköpostiosoite)
• suhde vainajaan

Hautaustoimen urakoitsijoihin liittyvät tiedot:

• nimet
• Y-tunnus
• osoite
• sopimusehdot

5. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Pääsääntöisesti tiedot saadaan omaisilta tai rekisteröidyltä itseltään sekä heidän valtuuttamaltansa hautaustoimistolta.

Lisäksi tietoja saadaan virkatodistuksista ja sukuselvityksistä sekä vanhoista hauta- ja kirkonkirjoista.

Kirkon jäsenten tietoja saadaan myös henkilötunnuksen perusteella valtakunnallisesta jäsen-tietojärjestelmästä, josta tietoja voidaan päivittää asiakasrekisteriin.

6. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Tietoja säilytetään Leppävirran seurakunnan arkistomuodostussuunnitelman mukaisesti.

7. Minne tietoja luovutetaan?

Omaisten laskutukseen liittyviä henkilötietoja luovutetaan Kirkon palvelukeskukselle, jonka kanssa Leppävirran seurakunnalla on taloushallinnon palvelusopimus. Kirkon palvelukeskukselle luovutetaan luotujen laskujen maksajista myyntireskontraa varten tarvittavia asiakastietoja: nimi, henkilötunnus, kieli, laskutusosoite ja laskuihin liittyvät muut tiedot.

Lisäksi luovutetaan vainajan nimi, ikä ja uskontokunta omaisten suostumuksella lehteen ja kirkossa luettavaksi.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Mitä oikeuksia sinulla on?

Tietosuojan toteutumisen kannalta on äärimmäisen tärkeää, että sinulle rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä. 
Sinulla on oikeus:

• pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
• pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
• peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta

Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi? 

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla Leppävirran seurakunnan kirkkoherranvirastossa.

Leppävirran seurakunta, Savonkatu 21, 79100 Leppävirta

Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

10. Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
puh. 029 566 6700

Kuopion ev.lut. seurakuntayhtymän tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava.iita@evl.fi